Administratief medewerker (C)

Wat ga je doen?

Administratieve ondersteuning:

• Je verzamelt, ordent en verwerkt zelfstandig leerlinggegevens in diverse administratieve systemen (bijv. SomToday en Zermelo) volgens standaardprocedures; waaronderbaanmeldingen, in- en uitschrijvingen, wijzigingen NAW-gegevens, massamutaties, de invoer van toetsdossiers, de lessentabel en het basisrooster. Ook verstrek je gegevens uit de leerlingenadministratie ten behoeve van derden;
• Je stelt managementoverzichten op aan de hand van verzamelende en samengestelde gegevens;
• Je stelt diverse roosters op zoals diverse toets- of projectroosters en roosters voor leerling- ouder-coachgesprekken;
• Je beheert digitale communicatiemiddelen (algemene inbox, website, social media), houdt deze actueel en maakt digitale formulieren aan;
• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van het (digitale) leerlingenarchief en de leerlingdossiers;
• Je bent bezig met bekostiging gerelateerde werkzaamheden; je onderhoudt de kas van !mpulse Kollum, coördineert het boekenfonds en beheert de inkoop van kantoorartikelen;
• Je bent aanspreekpunt en gastvrouw/heer aan de balie, beheert de telefoon en handelt binnenkomend telefoonverkeer op een vriendelijke en dienstverlenende manier af;
• Je verzorgt de correspondentie (veelal e-mail) zowel intern als extern;
• Je ondersteunt het team van !mpulse Kollum met een breed palet aan ondersteunende administratieve handelingen in de praktijk van alle dag en ook tijdens projectweken, teamdagen, vergaderingen, toetsweken en tijdens de eindexamens.

Secretariële en/of directieondersteuning:

• Je beheert agenda’s en maakt afspraken;
• Je verzorgt de organisatorische voorbereiding en verslaglegging van verschillende vergaderingen en teambijeenkomsten en beheert de vergaderstukken;
• Je handelt actiepunten af, bewaakt de voortgang van planningen en gemaakte afspraken en attendeert anderen hierop;
• Je coördineert de samenstelling van de jaaragenda en de jaarkalender.
• Je verzorgt de planning, contacten en administratieve verwerking van sollicitatieprocedures;
• Je verzorgt de planning en administratieve verwerking van lesbezoeken en gesprekkencyclus.

Examenadministratie

• Je verzorgt de administratie en ondersteuning van het examensecretariaat.

Als administratief medewerker ben je niet alleen verantwoordelijk voor de kwaliteit van de administratie. Op !mpulse Kollum verwachten we van elkaar dat we ons in de volle breedte van het werkveld inzetten en een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van onze leerlingen en de school als geheel.

• Een relevante opleiding, minimaal MBO-niveau.

OSG Piter Jelles maakt samen met RSG Simon Vestdijk en de Jutter deel uit van Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Fryslân-Noord.

“!mpulse Kollum wil een school zijn waar een hoge ambitie wat betreft onderwijskundige kwaliteit, professionaliteit en een veilig pedagogisch klimaat onlosmakelijk verenigd zijn.”

Op !mpulse Kollum werken we vanuit een ambitieus leerklimaat waarbinnen de schoolleiding, teamleden, leerlingen en ouders/verzorgers continu samen nadenken over hoe zij de kwaliteit van het onderwijs kunnen verbeteren. Ook voelen we een flinke urgentie en hebben we een grote bereidheid om ons verder te ontwikkelen en met vernieuwingen aan de slag te gaan. Met als uiteindelijke doel: nog beter onderwijs dan aansluit op de toekomst van morgen.

Naast een diploma op het juiste niveau willen we onze leerlingen ook tools in handen geven om op sociaal en maatschappelijk gebied het beste uit zichzelf en anderen te halen.
Daarom vinden we het belangrijk om de leerling goed voor te bereiden op het kiezen van een vervolgopleiding en op de plek in de moderne, steeds veranderende, samenleving.
Die vraagt immers om goed opgeleide, flexibele, empathische, creatieve en mondige mensen. Vaardigheden als plannen, organiseren, onderzoeken, reflecteren, samenwerken en overleggen krijgen daarom volop aandacht bij ons op school.

Ook de persoonlijke ontwikkeling staat bij ons centraal. We zijn een kleine, veilige school waar we iedereen kennen, waar iedereen wordt gezien en waar iedereen de persoonlijke aandacht krijgt die hij verdient. We werken hard aan het opbouwen van een vertrouwensrelatie tussen het team, de leerlingen en de ouders/verzorgers en de leerlingen onderling. Dit betekent aan de ene kant dat we duidelijk zijn en heldere grenzen stellen en aan de andere kant dat we luisteren naar het verhaal van iedere leerling. Respectvol en herstelgericht met elkaar omgaan is bij ons de norm.

Voor meer informatie over !mpulse Kollum volg je deze link:

https://www.piterjelles.nl/impulsekollum/

• een prettig werkklimaat, een professionele organisatie met een open cultuur;
• volop ontwikkelmogelijkheden op een school met een ambitieus leerklimaat;
• de mogelijkheid om onderdeel te worden van een gedreven team met een sterkte visie op onderwijs en een passie voor de ontwikkeling van leerlingen;
• een school met een fijn en veilig pedagogisch klimaat;
• salaris schaal 6 CAO VO (Administratief medewerker C);
• een laptop met Office365;
• eindejaarsuitkering en aantrekkelijke vakantieregeling;
• pensioenregeling bij pensioenfonds ABP;
• tijdelijk contract met uitzicht op verlenging.

De collega die wij zoeken moet zich kunnen vinden in onderstaande profiel:

• Je kunt samenwerken vanuit onze visie op onderwijs;
• Je past in ons team, want je bent enthousiast en bevlogen, een teamplayer, ontwikkelings- en resultaatgericht;
• Je bent flexibel ingesteld en hebt een positieve werkmentaliteit, je bent een aanpakker, werkt proactief en bent organisatiesensitief;
• Je bent stressbestendig, je houdt het overzicht en blijft rustig en accuraat ook tijdens piekmomenten;
• Je hebt inzicht in de ondersteuning die het team op verschillende momenten vraagt en je kunt daarop inspelen;
• Je bent een kei in het vriendelijk, open en transparant communiceren, zowel mondeling als op schrift;
• Je bent dienstverlenend ingesteld en beschikt over flink wat organisatorische vaardigheden;
• Je kunt planmatig, projectmatig en opbrengstgericht werken;
• Je kunt goed werken met de verschillende applicaties van Office365, Zermelo en SOMtoday –en/of dat laatste ben je bereid te leren;
• Je bezit algemeen theoretische en praktische kennis van geldende regels en voorschriften op het gebied van leerlingenadministratie waaronder de AVG wet.

Vragen over de vacature kun je stellen aan Bea Kroeze, directeur van !mpulse Kollum,
bereikbaar via e-mailadres bkroeze@pj.nl.

Solliciteren is mogelijk via onderstaande button 'Direct Solliciteren'.
Wij ontvangen naast je CV een motivatiebrief of via een filmpje (mee te sturen via een link
in je cv) ter attentie van mevrouw Kroeze graag samengevoegd in één bestand.

In je motivatie stel jij jezelf op eigen wijze voor en geef je aan wat jij in het licht van bovenstaande voor !mpulse Kollum kunt betekenen.

De vacature sluit op het moment dat wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.

Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld.